Factura simplificada a mano
Contenidos
Plantilla de factura gratuita
En este artículo, analizamos cómo y cuándo el software de captura de facturas es una solución viable y puede utilizarse para eliminar la introducción manual de datos. Discutimos en detalle cómo funciona el software de captura de facturas en general y qué métodos conducen a datos precisos.
La digitalización del lugar de trabajo continúa su camino hacia el éxito. Se acabaron los días de los archivadores de papel que ocupaban un precioso espacio de oficina con el tamaño de un pequeño almacén. Los procesos empresariales actuales están en su mayoría digitalizados y la impresión de documentos se ha convertido en la excepción y ya no es la norma para los documentos empresariales.
La mayoría de las facturas entrantes se reciben hoy en día en formatos digitales (PDF, imagen escaneada, foto, correo electrónico, …). Aunque esto ya agiliza el proceso empresarial y hace que la capacidad de almacenamiento físico sea irrelevante, persiste un problema importante: ¿Cómo aprovechar los datos ocultos en esas facturas digitalizadas? ¿Y cómo acceder fácilmente a los datos clave de las facturas y trasladarlos al lugar que les corresponde?
Aquí es donde entra en juego el software de captura de facturas automatizado. Cada factura contiene datos clave que son cruciales para la contabilidad, la planificación de recursos y las aplicaciones de inteligencia empresarial. Los datos atrapados en las facturas deben transferirse a los sistemas de ERP, contabilidad o análisis de datos.
Libro de facturas manuscritas
Para diseñar una factura, las pequeñas empresas necesitan crear una plantilla de factura de aspecto profesional. Una factura bien diseñada reflejará bien su marca y puede ayudar a motivar a los clientes a pagar rápidamente con un formato de facturación limpio y fácil de leer.
Antes de empezar a diseñar la factura, tómese su tiempo para planificar la estructura de su plantilla de factura. Querrás diseñarla para que se ajuste a los márgenes estándar de una página de 8,5 x 11″. Aunque la mayoría de los clientes dejarán sus facturas en formato digital, querrá facilitar la tarea a los clientes que decidan imprimir los documentos que les envíe. Deja espacio para toda la información importante que incluirás en tu factura: un encabezado, espacio para los datos de contacto de tu cliente, una lista detallada de tus servicios y las condiciones y plazos de pago.
Las facturas no son solo documentos comerciales aburridos, sino que son una oportunidad para transmitir la personalidad y la profesionalidad de tu marca. Esto es especialmente importante si estás en un sector centrado en el diseño, como un diseñador gráfico o un diseñador web, pero todas las pequeñas empresas deberían tener una marca coherente y profesional. Si ya tienes una página web o tarjetas de visita, puedes diseñar tu factura de forma que esté en consonancia con tus materiales de marketing actuales en cuanto a fuentes, logotipos y colores.
Plantilla de factura pdf
Es aconsejable que una empresa emita algún tipo de recibo a todos sus clientes. Éste se entrega cada vez que un cliente paga por los bienes o servicios ofrecidos por una empresa. Un recibo puede ser simplemente firmar y fechar una factura para demostrar que se ha pagado.
Muchas cajas registradoras pequeñas contienen impresoras incorporadas para producir recibos. También disponen de un software que permite programar los tipos y códigos impositivos directamente en la caja registradora, de modo que todos los cálculos se realizan automáticamente.
También se puede optar por los recibos digitales: este método de entrega de recibos es cada vez más popular. Una vez elaborado, el recibo se envía por correo electrónico directamente al cliente. Herramientas de precontabilidad como Receipt Bank ofrecen esta opción y son de prueba gratuita. Es una buena opción si quieres reducir el tiempo que dedicas a la administración.
Si no dispone de un software para producir un recibo digital, un recibo escrito a mano funcionará igual de bien. Un talonario de recibos puede comprarse fácilmente en una papelería y suele ofrecer dos copias por recibo (una para el cliente y otra para tus registros). También hay muchas plantillas de recibos disponibles en Internet que puedes descargar para utilizarlas o puedes crear tu propia plantilla desde cero, en Microsoft Word, por ejemplo.
Plantilla de factura simple
Es aconsejable que una empresa emita algún tipo de recibo a todos sus clientes. Éste se entrega cada vez que un cliente paga por los bienes o servicios ofrecidos por una empresa. Un recibo puede ser simplemente firmar y fechar una factura para demostrar que se ha pagado.
Muchas cajas registradoras pequeñas contienen impresoras incorporadas para producir recibos. También disponen de un software que permite programar los tipos y códigos impositivos directamente en la caja registradora, de modo que todos los cálculos se realizan automáticamente.
También se puede optar por los recibos digitales: este método de entrega de recibos es cada vez más popular. Una vez elaborado, el recibo se envía por correo electrónico directamente al cliente. Herramientas de precontabilidad como Receipt Bank ofrecen esta opción y son de prueba gratuita. Es una buena opción si quieres reducir el tiempo que dedicas a la administración.
Si no dispone de un software para producir un recibo digital, un recibo escrito a mano funcionará igual de bien. Un talonario de recibos puede comprarse fácilmente en una papelería y suele ofrecer dos copias por recibo (una para el cliente y otra para tus registros). También hay muchas plantillas de recibos disponibles en Internet que puedes descargar para utilizarlas o puedes crear tu propia plantilla desde cero, en Microsoft Word, por ejemplo.
Relacionados
Hi, soy Gonzalo Benítez, redactor del blog Imperionoticia.club. Te invito a leer los posts que escribo sobre diversos temas de actualidad.