Actividades de control interno

Actividades de control interno

Tipos de actividades de control

Además de cumplir con las leyes y reglamentos y evitar que los empleados roben activos o cometan fraudes, los controles internos pueden ayudar a mejorar la eficiencia operativa al mejorar la precisión y la puntualidad de los informes financieros.

Los controles internos se han convertido en una función empresarial clave para todas las empresas estadounidenses desde los escándalos contables de principios de la década de 2000. A raíz de ellos, se promulgó la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 para proteger a los inversores de las actividades contables fraudulentas y mejorar la exactitud y fiabilidad de la información empresarial. Esto ha tenido un profundo efecto en el gobierno corporativo, al hacer a los directivos responsables de la información financiera y crear una pista de auditoría. Los directivos culpables de no establecer y gestionar adecuadamente los controles internos se enfrentan a graves sanciones penales.

La opinión del auditor que acompaña a los estados financieros se basa en una auditoría de los procedimientos y registros utilizados para elaborarlos. En el marco de una auditoría, los auditores externos comprueban los procesos contables y los controles internos de una empresa y emiten un dictamen sobre su eficacia.

Tipos de controles

Por ejemplo, si no es posible separar adecuadamente las funciones debido a las limitaciones de recursos de personal, las revisiones aleatorias o independientes de las transacciones, las aprobaciones a posteriori o las revisiones de los informes de excepción pueden mitigar la exposición al riesgo. Aunque se prefieren los controles preventivos, los controles detectivescos siguen siendo fundamentales para demostrar que los controles preventivos funcionan según lo previsto.

La acción de aprobar transacciones no debe tomarse a la ligera. Una aprobación indica que la documentación justificativa está completa, es adecuada, precisa y cumple con la política y los procedimientos de la Universidad. Las partidas inusuales deben ser cuestionadas.

La autorización debe obtenerse siempre de un supervisor de nivel superior del empleado. Esto incluiría a los Jefes de Departamento, Directores, Vicepresidentes, Decanos, etc. que normalmente tendrían autoridad para firmar dichas transacciones. No se debe permitir que nadie apruebe pagos a sí mismo o a proveedores y vendedores por gastos en los que haya incurrido personalmente en nombre de la Universidad.

Prueba de control

La Guía de Control Interno de la Universidad del Estado de Kansas presenta información valiosa sobre la importancia y los beneficios de los controles internos. También contiene una autoevaluación para determinar si existe una adecuada separación de funciones sobre los procesos de la empresa.

Los controles internos deben ser parte integral de las políticas y procedimientos financieros y empresariales de cualquier organización. Los controles internos consisten en todas las medidas adoptadas por la organización con el fin de: (1) proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude y la ineficacia; (2) garantizar la exactitud y la fiabilidad de los datos contables y operativos; (3) garantizar el cumplimiento de las políticas de la organización; y (4) evaluar el nivel de rendimiento en todas las unidades organizativas de la organización. Los controles internos son simplemente buenas prácticas empresariales.

Todo el mundo dentro de la Universidad tiene alguna función en los controles internos. Las funciones varían en función del nivel de responsabilidad y de la naturaleza de la participación del individuo. La Junta de Regentes de Kansas, el Presidente y los altos ejecutivos establecen la presencia de integridad, ética, competencia y un entorno de control positivo. Los directores y jefes de departamento tienen la responsabilidad de supervisar los controles internos dentro de sus unidades. Los gerentes y el personal de supervisión son responsables de la ejecución de las políticas y procedimientos de control a nivel de detalle dentro de su unidad específica. Cada persona de una unidad debe conocer los procedimientos de control interno adecuados asociados a sus responsabilidades laborales específicas.

Marco de control interno de Coso

Un control es cualquier acción realizada por la dirección, el consejo de administración y otras partes para gestionar el riesgo y aumentar la probabilidad de que se alcancen los objetivos y metas establecidos. La dirección planifica, organiza y dirige la realización de acciones suficientes para proporcionar una garantía razonable de que se alcanzarán los objetivos y las metas.

El entorno de control es la actitud y las acciones del consejo de administración y de la dirección con respecto a la importancia del control dentro de la organización. El entorno de control proporciona la disciplina y la estructura para la consecución de los objetivos principales del sistema de control interno. El entorno de control incluye los siguientes elementos:

Los procesos de control son las políticas, los procedimientos (tanto manuales como automatizados) y las actividades que forman parte de un marco de control, diseñados y operados para garantizar que los riesgos se contengan dentro del nivel que una organización está dispuesta a aceptar. La gestión de riesgos es un proceso para identificar, evaluar, gestionar y controlar posibles eventos o situaciones para proporcionar una garantía razonable sobre la consecución de los objetivos de la organización.